Причина списания открыток в акте на списание что написать

Опубликовано 15.12.2020 16:15

Автор: Administrator

Просмотров: 8709

Получать небольшие «презенты» всегда приятно, пусть даже это всего лишь открытка. И, зная тонкости отражения их в учете, это не составит хлопот для бухгалтера. Однако частые споры по вопросу «Как учесть расходы на поздравительные открытки для контрагентов?» ставят многих в тупик. Можно ли такие затраты принять в состав расходов? По некоторым мнениям – это безвозмездная передача и такие расходы списать нельзя. Другая сторона считает, что это расходы на канцелярские товары или почтовые услуги. Кто прав? Давайте попробуем разобраться в этом вопросе и рассмотрим, как правильно это сделать в программе 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0. 

Действительно, если организация дарит что-либо своим контрагентам, это действительно безвозмездная передача, такие расходы нельзя списать. Но касаемо обычных открыток и конвертов, их стоимость можно учесть в составе расходов. 

Прежде всего отметим, что открытки могут быть представлены в двух вариантах:

1 вариант: если на открытке присутствует символика организации или ее фирменное наименование, то открытку можно считать рекламной и затраты на покупку таких открыток учитывать, как расходы на рекламу – покупка (изготовление) сувенирной продукции.

Согласно п. 1 ст. 3 ФЗ «О рекламе» от 13.03.2006 №38-ФЗ (ред. от 31.07.2020), «реклама — информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке».

2 вариант: обычные почтовые открытки, которые организация высылает контрагентам в качестве поздравления с каким-либо праздником – Новый год, 8 марта и т.п., можно учесть как затраты на канцелярию или почтовые услуги – пп. 24 и 25 п. 1 ст. 264 НК РФ. Такие открытки нельзя считать рекламой, т.к. она носит «адресный» характер и направлена на определенный круг лиц.

ПБУ 10/99 «Расходы организации» признает сумму затрат на открытки без учета НДС в составе прочих расходов предприятия. Входящий НДС поставщика открыток и почтовых услуг при наличии соответствующих документов принимается к вычету в полном объеме (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
Что касается организаций на упрощенной системе налогообложения, то, к сожалению, в закрытом перечне расходов отсутствуют такие затраты. Однако многие бухгалтеры приходуют данные открытки в качестве разрешенных затрат на рекламу, либо же канцелярских и почтовых расходов. Ответственность за этот поступок в данном случае ложится на сотрудника.

Мы не рекомендуем «играть в кошки-мышки» с контролирующими органами.

Рассмотрим на примерах поступление и списание открыток и их отражение в учете.

Поступление открыток от поставщика и их списание в учете

ООО «Петровские зори» приобрели открытки для поздравления контрагентов с новым годом. На основании документа поставщика ООО «Почтовый голубь» оприходованы открытки «С Новым годом!» в количестве 100 штук на сумму 2100 руб., в т.ч. НДС. В преддверии праздника открытки разосланы контрагентам. В учетной политике организации предусмотрен учет открыток на счете 10.06 «Прочие материалы» как канцелярские товары.

Отразим поступление открыток от поставщика ООО «Почтовый голубь» на основании первичных документов.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Покупки» и выберите пункт «Поступление (акты, накладные)». 

Шаг 2. В журнале документов нажмите кнопку «Создать» и выберите «Товары (накладная)».

Этим документом отражается не только поступление товаров, но и материалов. Счет номенклатуры, зависит от настройки карточки номенклатуры, к какому виду она отнесена пользователем – товары, материалы, спецодежда и т.п.

Шаг 3. Укажите данные первичного документа (номер и дату), выберите контрагента и укажите договор. Если приобретение без договора, то в поле «Договор» подставляется договор с одноименным названием.

С помощью кнопок «Добавить» или «Подбор» заполните табличную часть наименованиями номенклатуры и укажите количество и стоимость приобретаемых открыток.

В нижней части документа укажите данные счета-фактуры поставщика и нажмите «Зарегистрировать». Но кнопку можно и не нажимать, т.к. при проведении документа, если указаны сведения о счет-фактуре, она зарегистрируется автоматически.

Обратите внимание на значение настройки НДС: в нашем примере «НДС в сумме» и НДС не включен в стоимость. Чтобы открыть настройку нажмите гиперссылку в документе с надписью НДС.

Шаг 4. Заполнив документ, проведите его по кнопке «Провести». Для просмотра проводок и записей регистров, сформированных поступлением, нажмите кнопку— «Показать проводки и другие движения документа».

На закладке «Бухгалтерский и налоговый учет» отражены записи:

1. Оприходованы поступившие открытки от поставщика.

Дт 10.06 Кт 60.01 на сумму стоимости открыток без НДС – 1750руб.

2. Учтен входящий НДС.

Дт 19.03 Кт 60.01 на сумму НДС поставщика – 350 руб.

И на сумму НДС произведена запись в регистре «НДС предъявленный».

Шаг 5. Нажмите на гиперссылку номера сформированного «Счет-фактуры». Откроется документ, «привязанный» к нашему документу-основанию «Поступление (акт-накладная)».

Шаг 6. Нажмите кнопку, чтобы посмотреть движения документа.

Принят к вычету входящий НДС поставщика.

Дт 68.2 Кт 19.03 – на сумму НДС поставщика по приобретенным открыткам – 350 руб.

Поступление открыток отражено в учете.

Шаг 7. Сформируйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», выбрав счет 10.06 «Прочие материалы».

Убедимся, что наши открытки «С Новым годом» оприходованы в количестве 100 штук по стоимости без НДС – 17,50 за штуку, на общую сумму 1750 руб.

Так как мы определили, что открытки, это не что иное как канцтовары, то списание их производится как обычно, с помощью документа «Требование-накладная».

Документ «Требование-накладная», можно сформировать несколькими способами:

1 вариант: Из документа поступления, нажав кнопку «Создать на основании» и выбрав документ «Требование-накладная». В этом случае, все наименования из исходного документа перенесутся в создаваемый новый документ. Это облегчит ввод при большом объеме наименований и исключит возможность ошибки при подборе номенклатуры (особенно если в программе имеются дубли).

2 вариант: из раздела «Склад», создав новый документ «Требование-накладная».

Продолжим пример на втором варианте создания документа «Требование-накладная».

Шаг 8. Перейдите в журнал и нажмите кнопку «Создать».

Шаг 9. На закладке «Материалы» подберите списываемую номенклатуру – Открытка «С Новым годом!» и укажите количество.

Если не установлена галочка «Счета затрат в списке «Материалы», то в документе имеется вторая закладка – «Счета».

Шаг 10. Перейдите на закладку счета и укажите счет отнесения затрат при списании наших открыток и статью затрат. В нашем примере, учетной политикой предусмотрен учет затрат на счете 26 «Общехозяйственные расходы».

Но у вас может использоваться и другой счет, например, 44.01 «Издержки обращения в организациях» или 44.02 «Коммерческие расходы в организациях».

Шаг 11. Проведите документ и посмотрите проводки, сформированные «Требованием-накладной» — кнопка.

Отнесена на расходы стоимость открыток без НДС: Дт 26 Кт 10.06

Аналогичным образом отражаются в учете и конверты, если открытка контрагенту отправляется в конверте.

Возникает вопрос: «А как быть, если приобретенные открытки без марки? И у организации возникли дополнительные расходы по отправке этих открыток?» Сотрудник идет на почту, отправляет их через оператора почтовой службы, тем самым возникают еще и почтовые услуги.

Рассмотрим отражение этих расходов в учете.

Отправка открыток подотчетным лицом

В случае, если услуги оплачиваются через сотрудника организации, и ему на это выдаются денежные средства, то составляется документ «Авансовый отчет».

Подробно на этом документе в рамках данной статьи мы останавливаться не будем. О порядке его заполнения можно ознакомиться в нашей самой популярной публикации «Авансовый отчет — как заполнить в 1С: Бухгалтерии предприятия 8».

Уделим внимание лишь табличной части с отражением почтовых расходов.

Допустим, Сотрудник Лагунова Е.И. занималась вопросом отправки открыток контрагентам. Ей была выдана из кассы на почтовые расходы сумма 1000 руб. Почтовые расходы подтверждены кассовым чеком ОАО «Почта России», о чем составлен авансовый отчет.

Рассмотрим отражение почтовых расходов пошагово.

Шаг 1. Перейдите в раздел «касса и банк» — «Авансовый отчеты».

Шаг 2. Нажмите кнопку «Создать» и выберите документ «Авансовый отчет».

Шаг 3. На закладке «Авансы» укажите документ выдачи денежных средств сотруднику.

Шаг 4. Перейдите на закладку «Прочее» и с помощью кнопки «Добавить» внесите данные из документа расхода:

• вид документа – «Кассовый чек», его номер и дату;

• номенклатура – «Почтовые услуги», с указанием в карточке вида номенклатуры «Услуги»;

• сумму и поставщика.

Галочки СФ и БСО устанавливать не надо. Отметка СФ устанавливается, если поставщик предъявил счет-фактуру организации с указанием ее номера и даты. В таком случае при проведении программа автоматически сформирует документ «Счет-фактура».

Несмотря на то, что в чеке от почты России НДС выделен отдельной строкой, принимать к учету его нельзя. Более подробно о причинах этого явления мы писали ранее.

Обратите внимание на линеечку внизу документа – у нее есть продолжение, значит, табличная часть не законена.

Шаг 5. Прокрутите «линеечку» и заполните поля:

• «Счет затрат» — в нашем примере счет 26 «Общепроизводственные затраты»;

• Субконто счета затрат – «Прочие затраты.

Шаг 6. Проведите документ и сформируйте отчет о движении документа – кнопка.

Отражена стоимость почтовых услуг в расходах организации:

Дт 26 Кт 71.01 – стоимость услуг без НДС, 833,33 руб.

Отражен входящий НДС:

Дт 19.04 Кт 71.01 – сумма НДС 166,67 руб.

Входящий НДС отнесен на расходы организации:

Дт 91.02 Кт 19.04 – сумма НДС 166,67 руб.

Справочно по дебету счета налогового учета НЕ01.09 отражена сумма НДС.

Вот таким образом отражаются в учете расходы на поздравительные открытки для контрагентов. Не забывайте, что отражаются не только открытки, но и конверты, марки и услуги почты на отправление этих открыток.

Автор статьи: Ольга Круглова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Необходимо точно знать, как правильно составить акт на списание потерь и сверяться с образцом, чтобы не ошибаться при оформлении. Это важно, ведь налоговая инспекция может заинтересоваться, почему баланс не сходится, а материалы исчезают в неизвестном направлении. Снятие их со счетов происходит по алгоритму, который заранее определен, нарушать его нельзя. Именно по оформленным бумагам будет работать бухгалтер, поэтому сотрудники компании не могут ничего просто выбросить, все должно быть оформлено. Давайте разберемся в нюансах процедуры, как это работает, чтобы все делать правильно и не вызывать вопросов у ФНС и других проверяющих.

Порядок и правила оформления акта списания на предприятии

Скачать образец Акта на списание материалов (.xlsx)

Снятие с учета — строго регламентированный процесс, который прописан законодательно.

В первую очередь стоит отметить, что для этого собирается специальная комиссия. В ее составе — обязательно материально ответственные лица, обычно из разных структурных подразделений организации. В их обязанности будет входить поиск и освидетельствование любых обнаруженных неисправностей, повреждений или дефектов.

В качестве объекта, который изучается, может выступать мебель, инструменты, оборудование, ТМЦ, запасы, хозяйственный инвентарь, основные средства, техника, товар и все, что находится на балансе предприятия.

Необходимо не просто зафиксировать в бланке наличие нарушений, следует полностью заполнить акт и указать причину происхождения брака. Нельзя без веских на то оснований производить списание. Кроме того, сам повод обязан быть подтвержден определенной доказательной базой. Существуют инструкции, где четко прописан алгоритм, следует просто действовать по ним. Например, если списываются материалы, могут использовать дополнительные вспомогательные документы.

Что подходит в качестве основания:

• отчеты МОЛ о том, что ценности были использованы;
• отчетность о произведенных объемах продукции (наименованиях, другие данные);
• письменная документация, которая подтверждает расходы материалов в количестве, превышающем установленные нормативы (кроме того, должны быть обоснования этого факта);
• калькуляция, в которой становится понятно, сколько материальных затрат уходит на одну единицу продукции;
• иные учетные или финансовые бумаги.

Как правильно подготовить и оформить простой акт о списании материалов

Это бумага, которая в обязательном порядке должна включать в себя информацию о фирме и членах комиссии. Необходимо прописывать:

• должности и ФИО каждого сотрудника;
• наименования, количество, цена за штуку и весь объем относительно предметов, которые будут списываться.

Кто войдет в комиссионный состав — утверждается приказом директора организации или производства. Там же обязательно указывается председатель, который будет отвечать за весь процесс и руководить им.

Когда все данные будут внесены в акт, каждый, кто удостоверял дефектность продукции, должен подписаться. Так подтверждается достоверность всех записанных пунктов.

По итогам мероприятия последним ставит свою подпись председатель. Он проверяет правильность и корректность заполнения, сверяет еще раз при необходимости наименования ценностей, их суммы и стоимость.

Последним заверяет документ руководитель организации. Без его внимания бумага не будет иметь вес.

Учет товаров на бумаге или в Excel нередко связан с большим количеством ошибок и потерей важных данных, и как следствие, с недостачей и убытками. Автоматизация учета экономит время, силы и гарантирует достоверность и точность в данных для формирования отчетности. Узнать подробнее >>

Если все указано и подсчитано верно, то это документация с юридическим статусом. Давайте разберемся, что это такое относительно акта списания.

На основе данной записи бухгалтерия отражает балансовую стоимость списываемых материалов или других ТМЦ. После этого происходит убыль предприятия из-за утраты. Все это необходимо своевременно отражать в налоговом учете любого юридического лица, чтобы не возникало трудностей со сведением баланса.

У этого документа нет унифицированного образца, поэтому составляют его с учетом простых рекомендаций и обязательных реквизитов. В остальном — форма и порядок полей может быть любым. Главное — чтобы он соответствовал шаблону, который будет официально принят в соответствии с нюансами и особенностями деятельности фирмы.

Давайте разберем, какие пункты обязательны и как обычно выглядит эта бумага.

Инструкция, как правильно писать акты списания, образец вида

Первой строкой указывается лицо, которое утверждает документ. Обычно это генеральный директор. Его ФИО и должность вписывается в правом верхнем углу. Затем — название компании, вместе с формой деятельности и дата составления.

Далее крупно вписывается по центру наименование бумаги. Обязательно прописывается чего — материалов, ТМЦ, основных средств или чего-то другого.

Следующей строкой указывается состав комиссии. Должности, ФИО, место для их подписи.

После этого — основание, на котором были списаны средства, если оно известно. Конечно, для большого перечня изделий отдельно прописывать это необязательно.

Следом идет таблица в 6 колонок с подробной расшифровкой того, что списывается и ценами. Внизу могут указывать виновных лиц и прописывать санкции, которые были к ним применены.

В конце всех этих данных расписывается председатель комиссии, ставится дата.

Утверждаю:

Генеральный директор

ООО «Химстройвест» Игнатов В. М.

11.08.2020 года

АКТ НА СПИСАНИЕ МАТЕРИАЛОВ

Члены комиссии:

Бухгалтер Ирискина Ю.А.

Комплектовщик Ефимов В. Д.

Зав. Складом Русанов Л. А.

Комиссия, назначенная руководством компании ООО «Химстройвест» 11 августа 2020 года на основании приказа №345 в составе главного бухгалтера, комплектовщика и завскладом, произвела осмотр материалов на складе №2.

Было установлено, что 2 упаковки гранул для экструдера «Новосибкомплект» не пригодны к использованию и подлежат списанию, так как были намочены.

№	Наименование	Кол-во	Сумма, руб.	Дата поступления	Причина списания
1	Гранулы для экструдера «Новосибкомплект», №3, упак	1	2212,00	20.04.2020	Не пригодны к использованию
2	Гранулы для экструдера «Новосибкомплект», №4, упак	1	1752,00	24.04.2020	Не пригодны к использованию
3	—	—	—	—	—

Лица, по вине которых исследованные материалы оказались непригодны к отправке в производство, отсутствуют.

Итого по настоящему акту списано всего на сумму 3964 (Три тысячи девятьсот шестьдесят четыре) рублей.

11.08.2020 года

Председатель комиссии главный бухгалтер Курдюкова А.А.

Какие реквизиты необходимо указывать

Некоторые пункты являются обязательными для каждого официального документа компании. Давайте разберемся, без чего нельзя обойтись.

Что нужно указывать:

• дата создания и название;
• наименование организации;
• содержание операции, величины;
• ответственные за выполнение лица с ФИО и должностями.

Этот бланк должен быть утвержден руководством компании заранее. Как правильно сделать акт списания материалов по непригодности — посмотреть в первичной документации. Если его пока не существует, то составить по образцу выше и официально закрепить его отдельным приказом руководителя.

Откажитесь от ручных методов учета, тем самым снизив издержки до 70%. Узнать подробнее >>

Момент, когда можно признать расходы

Материалы, которые должны были уйти в производство, списываются на затраты в момент, когда они отпускаются со склада. То есть подходящий день, чтобы их списать — тот, когда остальное сырье будет по документам передаваться в эксплуатацию.

Если нужно определить, когда изделия фактически были использованы, можно использовать дополнительные, неосновные формы для отчетности. Например, для этих целей подойдет отчет об использовании материалов. С помощью такого шага можно уменьшить расходы периода на стоимость этого сырья, которое не обрабатывалось, но должно быть списано.

Для налогообложения тоже важно, когда именно фактически были расходованы изделия. В бухучете можно все отразить такими проводками:

Дт 20/23/25/26/29/44/97 Кт 10 или 16 — списание.

Причем передавать материалы можно даже без указания цели их расходования. Это происходит в случае, если на минуту отпуска не известно название заказа или продукции, под изготовление партии или наименование затрат.

Тогда все можно списать на расходы на основании документа, который будет составлен уже после фактического расходования сырья. До тех пор, пока бумаги не подпишут, эти материалы числятся за получателем.

Сам факт отпуска отражается как внутреннее перемещение — внутри субсчетов 10.

Как отражать пришедшие в негодность материалы и ТМЦ в акте на списание образец

Если в бумагах будут различия, то у налоговой службы будут вопросы относительно необоснованности снятия с учета и уменьшения расходов.

Когда на складе есть сразу несколько видов или марок похожего продукта, то становится вероятной пересортица. Потом, во время пересчета, будет сложно определить виновных лиц, а списать другую марку довольно проблематично, особенно, если их стоимость различается. А выявленные излишки потом придется включить в состав доходов.

Налоговики обычно сопоставляют объемы списанного с количеством МПЗ в учетных документах. Например, они могут сравнивать данные о снятых с учета МПЗ. Если они найдут здесь расхождения, то инспектор может отказать в признании налоговых расходов и снимут соответствующее количество вычетов НДС.

Кто утверждает бумаги

После того как мы разобрали, как написать акт на списание испорченных материалов, стоит разобраться, кто должен подписать его, чтобы он стал официальным документом.

В графах «отпустил» и «получил» следует указывать должности и ФИО ответственных лиц. Эти люди могут фактически подтвердить, что сырье ушло в деятельность и направлено на получение дохода.

Также целесообразно добавить строчку с подписью лица, которое отвечало за этот отпуск и допустило его. Обычно это зав. складом или руководитель отдела снабжения. Так будет проведен внутренний контроль за отпуском и получится избежать несанкционированного расходования.

Форма, по которой списывают ТМЦ

Эта бумага не сильно отличается от той, что мы разбирали выше. Давайте разберем на примере.

Образец

Скачать образец Акта на списание материалов (.xlsx)

Утверждаю

Генеральный директор

ООО «Химстройвест»

Игнатов В. М.

11.08.2020 года

Акт № 97

О списании товарно-материальных ценностей

Г. Москва

Основание для составления документа: приказ генерального директора от 11.08.2020 года.

№	Наименование	Кол-во	Цена, руб.	Сумма, руб.	Вид изготовленной продукции
1	Металл листовой	8	70	560	Заготовка по тип-1
2	Металл листовой	3	20	60	Заготовка по тип-2
	итого	11	—	620	—

Члены комиссии подтверждают, что материалы (согласно перечню) были использованы в производство видов продукции.

Председатель комиссии:

Заведующий складом Бубнов А.В.

Члены комиссии:

Бригадир Снименко Ю. А.

Кладовщик Загоруйко В. К.

11.08.2020 года

Как можно списать производственные материалы в бухучете

Есть 3 варианта, как это можно сделать:

• по себестоимости;

• средней себестоимости;

• методом ФИФО.

Когда будет выбран один из них — его следует закрепить в учетной политике документально. Затем его необходимо будет применять последовательно в каждый период. Сменить его можно только в случае, если выбранный способ будет отменен на законодательном уровне.

Если вам сложно контролировать эти моменты, то стоит пользоваться специальным софтом, в котором вести учет будет легко даже неспециалисту по бухгалтерии. Чтобы приобрести это ПО, стоит обратиться в «Клеверенс». Наши специалисты помогут выбрать подходящие программы, установить их и покажут, как ими пользоваться, чтобы проводить минимум времени за учетом всех этих мелочей.

Нюансы, которые возникают у списания материалов в разных отраслях

Все виды, которые были указаны выше, едины для любых направлений деятельности фирмы. Но все же существует небольшая специфика у отдельных компаний. Давайте разберемся в этом.

Строительная ниша

Основное отличие здесь заключается в том, что есть большое разнообразие материалов и при этом первичная документация заполняется недостаточно качественно.

Здесь, чтобы списать сырье, нужно подготовить целый набор бумаг:

• ежемесячные отчеты о расходе МПЗ;
• сметы;
• производственные нормы для расходов, которые утверждает генеральный директор;
• журналы по учету уже выполненных работ.

Любая строительная организация ежемесячно проводит пересчет и оценку израсходованного сырья открытого типа хранения. В течение месяца их расходы не учитываются, поэтому 12 раз в год их инвентаризируют. По результатам этого мероприятия списывают МПЗ.

С/х предприятия

Здесь для операций требуются специфичные первичные документы:

• акт расхода семян и другого подготовленного посадочного материала;
• ведомость, по которой учитываются корма в соответствии с планом;
• документ, который оформляют в случае падежа или вынужденной прирезки животных и птицы.

Но недостаточно просто заполнить эти бумаги. Важно предоставить профессиональное обоснование события. Например, при выбытии должно быть медицинское заключение с указанием диагноза и причины гибели. Если живность умирает по вине работника, то полную цену будут взыскивать с ответственного сотрудника.

Стоимостная оценка, по которой спишутся материалы

Обычно списывается в пределах норм естественной убыли, которая уходит на счет производственных затрат. А все, что окажется сверх этих норм — на прочие расходы или взыщется с виновных лиц.

Если говорить о малоценных товарах или сырье, которое быстро изнашивается, то бухгалтер может списать их по стоимости, по которой они учитывались в момент передачи в производство. Либо можно просто отмечать их равномерно, понемногу. Это допустимо, если ориентировочный срок службы больше 12 месяцев. В зависимости от того, какой способ был выбран, он должен быть закреплен в учетной политике.

Проводки в зависимости от оснований

Важно понимать, что списание — это набор операций, который должен происходить документально. Кредитуется счет 10. Дебетуется тот, на котором могли храниться эти комплектующие. Основные их типы мы привели в таблице.

Дт	Кт	Пояснение
20	10	Если списывается в ОП
23	Если это будет отправка на нужды вспомогательного производства
94	Применяется при хищении, окончании срока службы или устаревании
99	Списывают все, что было испорчено и утеряно в результате стихийного бедствия или ЧС

Детально эти пункты расписаны в специальных программах. Там отражаются возможные корреспондирующие счета и описаны случаи, когда этим можно пользоваться.

Итоги

Мы рассмотрели, как составить акт о списании материалов и пришедших в негодность ТМЦ, привели образцы заполнения этих бумаг. Это не сложное мероприятие, но важно, чтобы оно полностью было оформлено документально, а большая часть использованных документов обязана быть закреплена в учетной политике предприятия. Следите, чтобы суммы и наименования не различались в отношении одного списываемого продукта.

Количество показов: 353402